Com emissão de cerca de 120 mil notas por ano, o hotel adotou solução que garante qualidade nos dados enviados ao Fisco, evitando autuações fiscais

Com o objetivo de eliminar eventuais multas na entrega do SPED Contábil, o Grand Hyatt São Paulo, hotel integrante da rede internacional Hyatt Hotels & Resorts em São Paulo, adotou a solução de auditoria contábil da NFe do Brasil, que realiza a validação de 100% das informações contidas no arquivo digital antes de enviar ao Fisco.

No Brasil, o hotel é responsável pela emissão de 10 mil notas fiscais mensais vindas das áreas de hospedagem e de restaurantes, volume que pode chegar a ultrapassar 120 mil documentos em um ano.

O maior desafio para o departamento contábil, com este volume de informações, foi adotar uma solução que pudesse estar ligada ao ERP internacional da rede e que permitisse a adaptação às regulamentações fiscais existentes no Brasil. Para isso, foi mapeado o banco de dados, o que permitiu alinhar as informações e prosseguir com a implementação da solução. Graças ao alto desempenho do aplicativo da NFe do Brasil na auditoria contábil, que permite analisar mais de 12 milhões de registros em apenas dez minutos, este trabalho foi facilmente adaptado para o volume fiscal do Grand Hyatt São Paulo. O SPED contábil da NFe do Brasil, uma vez implantado no servidor do cliente, passou a reunir informações vindas do ERP, certificando todos os dados e gerando o arquivo digital, de acordo com normas e leis estabelecidas no mercado brasileiro, para só assim serem enviados ao Fisco.

Além da auditoria, a solução da NFe do Brasil mantém constante atualização seguindo as novas legislações. “A grande preocupação da empresa hoje é a certificação das informações enviadas e o cumprimento dos prazos”.

A visão de Cristiano Mendes, gerente de sistemas do hotel, condiz com uma recente pesquisa da IOB. Realizado com 456 empresas brasileiras, o estudo constatou que 44% delas têm grande preocupação em certificar e validar o conteúdo dos arquivos para o envio ao Fisco. “Não é por menos. Muitas empresas enviam o arquivo digital para a SEFAZ e acham que está tudo certo, apenas por terem entregue no prazo. No entanto, é importante lembrar que a fiscalização do documento pode ser realizada em até cinco anos, ou seja, o arquivo que foi enviado hoje pode ser autuado daqui a quatro anos e incorrer em pesada multa pelo envio errado de informação”, comenta Marco Zanini, presidente da NFe do Brasil.

A adoção da solução “SPED Contábil com auditoria” pelo Grand Hyatt São Paulo, ajudou na melhoria da gestão de dados, diminuiu o tempo de verificação do serviço e forneceu maior controle sobre os lançamentos contábeis. “Além de melhorar a qualidade da informação gerada por nós, com as revisões dos cadastros internos demandados pela instalação da solução, o programa da NFe agilizou a análise das informações fiscais, e melhorou nossos processos internos”, diz Mendes.
Cristiano também conta que achou o processo de implementação da solução muito simples. “Para encontrar um fornecedor participamos de vários simpósios, buscamos diversas soluções, mas essa foi a que melhor atendeu as necessidades da empresa”, comenta. O gerente afirma também que o peso da escolha esteve no preço da solução. “Além do volume de informações na nossa área contábil, nossa preocupação era o alto investimento que isso nos demandaria, mas conseguimos com a NFe do Brasil um bom custo-benefício, tanto que fechamos mais uma etapa do projeto”. O Grand Hyatt São Paulo já iniciou a implementação do SPED Fiscal, que também inclui auditoria. “Estamos tranquilos, pois sabemos que o gerenciamento de um volume tão grande de informações vai ser realizado com sucesso nessa nova etapa”, finaliza Cristiano